جامعة الملك فيصـل تحتفل بإنجـاز أرشفـة نصف مليـون وثيقـة إلكترونيـاً

[® رحــــال ®]

جامعة الملك فيصـل تحتفل بإنجـاز أرشفـة نصف مليـون وثيقـة إلكترونيـاً
عبد اللطيف المحيسن - الاحساء
تقيم جامعة الملك فيصل يوم الثلاثاء المقبل حفلاً بمناسبة إنجاز مشـــروع أرشفـة أكثر من نصف مليون وثيقة إلكترونياً "المرحلة الأولى من مشــــروع الأرشفــة الإلكترونيـة المتكامل بالجامعة" ويأتي هذا المشروع ضمن خطط مركز الوثائق والاتصالات الإدارية لتطوير وتسهيل إجراءات أعمال الوثائق اليومية، ونحو تطبيق أمثل للحكومة الإلكترونية بجامعة الملك فيصل.
وأوضح المشرف على مركز الوثائق والاتصالات الإدارية الدكتور فهد بن عبدالله الحزاب أن المشروع شمل نطاق الملفات الوظيفية لأعضاء هيئة التدريس السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة وحتى تاريخه، والملفات الوظيفية للموظفين الرسميين وعلى بند الأجور والمؤقتين السعوديين والمتعاقدين منذ إنشاء الجامعة وحتى تاريخه.
وأكد أن من أبرز ما يهدف إليه المشروع هو: توفير المساحات المكتبية المعدة لتخزين الملفات الورقية بعمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين، وتوفير نسخ احتياطية إلكترونية من وثائق عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين في حالة تعرض الأصول للتلف، وسهولة استرجاع الوثائق المطلوبة باستخدام طرق مختلفة للبحث، وإمكانية البحث في محتوى الوثائق إما عبر التكشيف أو استخدام تقنيات (ocr) إلى جانب ما يحققه المشروع من سهولة تبادل الوثائق داخل عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وخارجها، وإتاحة الاطلاع على الوثائق بواسطة عدد من منسوبي عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس، والموظفين المخوّلين في الوقت نفسه.
وقال إن المشروع مرّ بمراحل متعددة هي: الفرز والتصنيف والفهرسة لأكثر من نصف مليون وثيقة، وإنشاء قاعدة بيانات إلكترونية عملاقة، ومسح رقمي لأكثر من نصف مليون وثيقة (نصف مليون لقطة) وربطها بقاعدة البيانات التي صممت خصيصاً على أسس خطة التصنيف المقرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والتي تعد الأولى على مستوى الجامعات في المملكة.
وأشار إلى أن مخرجات المشروع هي: بناء خطة تصنيف لوثائق عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتطويرها وتعديلها إلى جانب إعادة الترتيب لموضوعاتها الرئيسية والفرعية والثانوية بما يتفق مع واقع العمادة واعتمادها من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وبناء خطة تقويم وثائق عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين، وبناء خطة تقويم وثائق عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتطويرها وتعديلها إلى جانب إعادة تحديد المدد الزمنية لكل فئة من فئات وثائق العمادة ومخاطبة العمادة والشئون القانونية للحصول على نصوص قانونية وتشريعية تخص مدد حفظ وثائق عمادة شئون أعضاء هيئة التدريس والموظفين واعتمادها من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

ساعد في نشر والارتقاء بنا عبر مشاركة رأيك في الفيس بوك